מערכת ניהול ובקרה פיננסית היא תוכנה עסקית המסייעת למחשב את הפונקציות הפיננסיות בארגון. פעולות כמו יצירת ואישור בקשות רכש, הזמנה של מוצר או שירות, קבלה והתאמה בין חשבוניות להזמנות ותשלום לספקים מטופלים באופן ממוחשב, ומאפשרים לעקוב אחרי כל מה שהוזמן ולוודא שכלום לא יוזמן ללא האישורים הנדרשים.
ישנם כמה סוגים של מערכות רכש עבור סוגי ארגונים שונים – סחר בין לאומי, ארגונים המוכרים סחורה וארגונים המעניקים שירותים, כמו כן, ישנם ארגונים המעדיפים לייצר עבור עצמם מערכת בהתאמה אישית – כאשר הארגון מאופיין בתהליכים שהינם יחודיים עבור התהליך העסקי שלו.
היתרון העיקרי לארגונים המשתמשים במערכות ממוחשבת הוא ניהולה הפשוט של המערכת וחסכון כספי בטווח הארוך. ממשק יחיד דרכו עובר הרכש הארגוני מקצר את הזמן וההשקעה הנדרשים על מנת לפקח על ההוצאות.
תכונות מרכזיות
דרישת תשלום – יצירת הזמנת רכש הכוללת פריטים שיסופקו על ידי הספק. ההזמנה תשלח אוטומטית בדואר אלקטרוני/פקס/דואר
מעקב אחר ספק – תזכורות ודוחות למעקב אחר השלמת הזמנה שנעשתה מהספק
קבלת טובין/שירות – תחזוק רשימת הציוד של פריטים פיזיים
תשלומים – יצירה של תנועת יומן/מלאי המיוחסת לרכישה
