כללי האינדקס של החברה למתנ"סים
חלק 1 – מפתח חשבון
חלק 2 – קוד מיון
חלק 3 – חתך
חלק 1 – מפתח חשבון
האינדקס יהיה בעל 6 ספרות למתנ"ס ללא שלוחות ובעל 8 ספרות למתנ"ס עם שלוחות.
ניתן ואף מומלץ לעבוד עם שלוחות בחוגים אבל להעביר לחשבשבת ללא שלוחות (איחוד שלוחות בממשק) ולמיין את השלוחות בחשבשבת באמצעות קוד המיון.
חשבונות רווח והפסד מתחילים תמיד בספרות 1 (הוצאות) או 2 (הכנסות) או 3 (גורמי מימון) או 4 (תרומות – לא להשתמש כרגע!!).
חשבונות מאזניים יכולים להתחיל בכל אחת מהספרות שבין 5 ל – 9.
הכנסות ממשתתפים מועברות מתוכנת חוגים כדלקמן:
ספרה 1 תהיה תמיד 2 (הכנסות)
ספרה 2-4 תהיה סוג החוג (XXX)
ספרה 5 תת חוג
ספרה 6 תהיה תמיד 0 – כדי לאפשר התאמה לשינוי מספרים בהוצאות
לדוגמא: חוג ציור בחוגים יהיה 20120 או 20121 וכך הלאה עד 20129
ההכנסות יועברו לחשבשבת לחשבון מספר 201200 או 201210 וכך הלאה בהתאמה.
הוצאות בחשבשבת:
ספרה 1 תהיה תמיד 1 (הוצאות)
ספרה 2-5 בהתאם להכנסות לעיל
ספרה 6: דוגמא עבור חוג ציור 20121
הכנסות מגורמי מימון:
3 הספרות הראשונות יציינו את סוג הגורם המממן כדלקמן:
משרד הפנים 301
משרד החינוך 302
משרד התרבות 303
משרד הכלכלה 304
משרד המדע 305
משרד התיירות 306
משרד התקשורת 307
המשרד לבטחון פנים 308
המשרד להגנת הסביבה 309
המשרד לקליטת עלייה 310
המשרד לשירותי דת 311
משרד הבריאות 312
משרד רוה"מ 313
משרד הרווחה 314
החברה למתנ"סים לא יעודי 315
החברה למתנ"סים מיועדת 316
הרשות המקומית לא יעודי 317
הרשות המקומית יעודי 318
גורמי מימון אחרים 319
כללי 320 – 399
תרומות 400 – 499
אין משמעות ל – 3 או 6 הספרות הבאות של מספר החשבון של גורם המימון.
חלק 2 – קוד מיון
כדי לקבל סיכומי ביניים בעלי משמעות (ברמת פעילות — > אגף — > שלוחה) יש לבנות את קודי המיון עפ"י ההנחיות הבאות:
במתנ"ס ללא שלוחות – קוד המיון יהיה מורכב מ – 5 ספרות כדלקמן:
דוגמא:
במתנ"ס עם שלוחות, יהיה אורך קוד המיון 6 ספרות:
אם יש יותר מ – 10 שלוחות אזי יש להשתמש בספרה ראשונה 2 גם עבור חשבונות הכנסות והוצאות וקודי המיון של חשבונות המאזן יתחילו ב – 3 או אפילו אחרי 3.
לא חייב להיות קשר בין מספר השלוחה בפועל במפתח החשבון (ספרות 7 ו – 8 במפתח) ובין הספרה המייצגת את השלוחה בקוד המיון !!!.
חלק 3 – חתך
החתך מאפשר להוציא נתונים עפ"י חתך מסויים, לדוגמא רק הכנסות, בלי הוצאות.
לחתך 5 מקומות. מבנה החתך עבור חשבונות הכנסות והוצאות יהיה כדלקמן:
במתנ"ס בו משתמשים בספרה ששית 7 עבור שכר מדריך, כדאי לאפיין במקום החמישי בעוד מספר שיהיה שכר וזאת כדי לקבל את כל חשבונות השכר לצורך התאמה ל – 126.
דוגמא:
